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マイナンバー制度/民間企業への影響と求められる対応

第一回 マイナンバー制度/民間企業への影響と求められる対応

Ⅰ.マイナンバー制度とは

2013年5月、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)が制定され、2016年1月から個人番号(以下「マイナンバー」という。)の利用が開始されます。このマイナンバー制度は、社会保障、税及び災害対策の各分野における行政運営の効率化を図り、国民にとって生活の利便性を高めることを目的として導入されるものです。

番号法が施行されると、民間企業は主に「個人番号関係事務実施者」(番号法2条13項)として、マイナンバーを記載した書面の作成・提出等が必要になる各種業務の範囲内においてマイナンバーを取扱うことになります。

Ⅱ.民間企業の実務に与える影響

1.民間企業とマイナンバー制度の関係

マイナンバー制度は、行政機関や地方自治体などが番号法で定められている事務において効率的な情報の管理・利用や迅速な情報の授受を実現する仕組みです。これらの事務に関しては、マイナンバーの収集や利用といった活動が民間企業の中で処理された上で行政機関等に流れていくという手続が存在することから、民間企業としてもマイナンバー制度の影響を少なからず受けることになります。

2.どのような業務が影響を受けるか

具体的に民間企業が影響を受ける主な業務としては、以下のものが挙げられます。

  • 人事・給与業務

    従業員等からマイナンバーの提供を受けて、これを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記入し、税務署や市区町村、年金事務所といった関係機関に提出する業務

  • 個人相手の取引に対する支払業務

    外部の専門家(顧問弁護士、税理士、社会保険労務士等)に対する報酬の支払い、個人家主に対する賃料の支払い、外部講師に対する講演料の支払い、非上場会社の個人株主に対する配当金の支払い等のためにマイナンバーの提供を受けて支払調書に記載し、税務署に提出する業務

  • 金融機関における顧客との取引業務

    金融機関の場合、顧客からマイナンバーの提供を受けて、これを顧客への配当金や保険金等の支払調書に記載し、税務署に提出する業務

<図表1 マイナンバーを取扱う業務とシステム(例)>
マイナンバーを取扱う業務とシステム(例)

Ⅲ.民間企業に求められる対応

1.制度対応に向けた留意事項

民間企業がマイナンバー制度に対応するにあたり、あらかじめ認識しておくべき留意点として以下の事項が挙げられます。

(1)
組織横断的な対応が必要

Ⅱ.2.で説明したように、民間企業がマイナンバー制度の影響を受ける業務は多岐にわたります。このため、多くの場合、マイナンバーは特定の一部門だけはなく複数の部門にまたがって取扱われることになり、人事部をはじめ経理部、情報システム部や支店、営業所、工場なども交えた全社的なプロジェクト体制のもとで制度対応を検討していく必要があります。

(2)
限られた準備期間での対応が必要

2015年10月以降、市区町村から本人のもとにマイナンバーが通知カードという形で郵送され、2016年1月にはマイナンバー制度そのものが開始となります。民間企業は残された1年ばかりの短い期間の中でマイナンバーの収集から利用、保管、廃棄までのルールと運用体制を整えなければならず、早期の準備対応が求められます。

(3)
厳しい罰則が適用される

個人情報保護法に比べて、番号法では罰則が厳しく規定されています。不正な利益を図る目的でマイナンバーを提供・盗用した場合や、詐欺・不正アクセス等によりマイナンバーを取得した場合等には、その行為者のみならず行為者が所属する組織(民間企業等)に対しても、行政指導を経ることなく直接懲役または罰金が科せられる(直罰規定)ことになっています。

2.民間企業が対応すべき事項

民間企業がマイナンバーを適正に取扱うためには、事前の準備とマイナンバーの収集から廃棄に至るまでの段階に沿った対応を検討することが必要となります。対応すべき事項を、「組織」「業務プロセス」「システム」「情報管理」という4つの視点から整理すると、図表2のようになります。

<図表2 民間企業が対応すべき事項>
民間企業が対応すべき事項

特に、マイナンバーを取扱う各段階を意識した上で対応すべき事項を検討する際のポイントとしては、

  • マイナンバーの収集時において実施する本人確認の方法および利用目的を漏れなく明示するための手順
  • 利用・保管時におけるマイナンバーの漏えい、滅失や毀損を防止するための安全管理の措置
  • 廃棄時におけるマイナンバーの確実かつ速やかな廃棄・削除のための管理方法

等についてあらかじめ的確に取り決めておくことが挙げられます。

今後、民間企業は自社にとってどの業務、どのシステムがマイナンバーの対象となるかを正しく見極め、2016年1月の制度開始までに必要となる対応について早期に検討、着手することが望まれます。

以上
出典:新日本有限責任監査法人 情報センサー Vol.99 December 2014

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