マイナンバー制度/民間企業への影響と求められる対応

マイナンバーは、法令で限定された事務の範囲を超えた取扱いは認められていません。しかしながら、次のようなケースでは、法令が定める事務の範囲とは関係ない業務において、本来不要なはずのマイナンバー取得のリスクが懸念されており、全ての従業員が注意しなければなりません。

• 中途採用者の面接、不動産賃貸契約、ローン審査等の場面で、所得証明や身元確認の目的で提出される書類（源泉徴収票、住民票等）にマイナンバーが記載されている
• 支払調書の発行対象となりえる個人事業主が、契約書や請求書等に自主的にマイナンバーを記載し、事業者に提出してくる

このような意図しないマイナンバーの取得を避けるためには、事務取扱担当者のみならず全ての従業員に対して制度の理解を促し、上記事例が発生した場合の具体的な対応方法を周知することが重要となります。

特に、企業の主要ビジネスにおいて上記の場面が想定される金融業、不動産業界においては、現業部門を含む多数の従業員に対して、具体的な事例の紹介及び事例ごとの対応（書類の返却、マイナンバー部分をマスキングする等）をまとめたマニュアルを配布する、部門ごとに説明会を計画する等、重要課題として取り組む事例もあります。

収集されたマイナンバーの保管については、マイナンバー専用のDBに格納し、マイナンバー記載の法定調書類を出力する人事給与システムや経理システムとの連携を図る事例が多くみられます。他方、マイナンバーの収集や管理を外部委託する場合は、事業者内で保有する従業員データや個人事業主等への支払データと、委託先が保有するマイナンバーの連携が重要なポイントとなりますので、早目に委託先と協議することが望まれます。法人番号も、マイナンバーと同様に法定調書類への記載が必要ですが、収集やデータ管理等、検討が漏れやすい事項ですので注意が必要です。

事務取扱担当者が、収集したマイナンバーの本人確認、データ化（保管）、マイナンバー記載の法定調書類の出力といった取扱いを行う上では、適切な安全管理措置を講じることが必要です。特に、ガイドラインで示される安全管理措置のうち「取扱区域」（上記事務作業を行う執務室内の区画）については、部外者の立ち入りを制限するための執務室を別途設けなければならないか、といった懸念について、お問い合わせを受けることがあります。専用の執務室を準備できないとしても、パーティションを活用する、座席配置を変更する等の工夫により、一定のセキュリティレベルを維持することができると考えられますし、このような工夫が、多くの事業者にて実情を勘案した結果、主流の対策となっているようです。