RPAにおける生産性向上のポイント
-働き方改革を実現するには-

「RPA（Robotic Process Automation）」とは、簡単に言うと、人間がコンピューターの画面で入力する一連の操作手順を登録することで、人間の代わりにソフトウェアロボットがその作業を自動で行ってくれるというものです。
人手不足や高齢化などにより、業務の生産性向上が課題となっている昨今において、RPAはそれらの解決策として大きな注目を集めています。

RPAは、表計算ソフトやメールソフト、ERPなど複数のアプリケーションを使用する業務プロセスを自動化することができます。例えば、さまざまな入力データを読み取り、それを他のアプリケーションに転記、抽出してレポート化するといった、これまで人間が行っていた操作の手順をそのまま実行してくれます。

通常、複数のアプリケーションを連携して処理する場合は、複雑なプログラムを組む必要がありましたが、RPAでは各アプリケーションのユーザーインタフェースで人間が行っている操作手順を登録するだけで、ロボットが同じように自動で操作をしてくれます。これにより、これまで手間のかかっていた単純作業から、貴重な人材をより付加価値の高い業務にシフトさせることが可能となります。

RPAが担う大きな役割とは

従来型のシステム開発では、導入効果の高いところ、要するにたくさんの人が使い、業務量も多いようなところへ集中的にシステム化を進めていくことが一般的でした。しかし、そうなると、比較的頻度が少ないけれど、労力や時間が必要とされる業務のシステム化というのは、予算や期間の関係で先送りされてしまいます。
このように、これまで先送りされてきたような案件のシステム化を進める上で、RPAは大きな役割を担うことが期待されます。

RPA×ERP

また、これまでERPは、業務の効率化、情報の一元管理などといった経営管理の中枢を担うシステムとして、さまざまな業種・業態の企業に導入されていますが、ERPではカバーできない領域への業務効率化を進めたいという企業も多いのが現状です。RPAはそれらの要望に応えるツールであり、ERPにRPAを組み合わせることで、システム化できる範囲は大きく広がるとともに、企業全体の生産性を大きく高めることができます。

ロボットが作業を代行することのメリットは、単純に作業を肩代わりしてくれるだけではありません。当然、人間なら犯してしまう入力ミスもありませんし、疲れを知らず24時間、365日働き続けられます。また、大量の処理を一気に捌ける作業スピードの速さも魅力です。

• 24時間365日働き続けられる
• 正確な作業でミスがない
• 大量の処理を早く完了させる

ほとんどの業務領域に適用可能なRPA

また、RPAは、販売、経理、マーケティング、製造などの主要な部門業務に適用が可能であることも重要なポイントです。

• 販売業務→例：受注、出荷などの伝票処理
• 経理→棚卸資産などの管理業務、決算時のレポート
• マーケティング・営業→販売状況調査、見積／発注書の作成
• 製造→生産計画、品質データの収集分析
• 人事→給与計算、人事情報管理
• 情報システム→経費精算・勤怠管理

上記のように、一部例を挙げるだけでもほとんどの業務領域にRPAが活用できることがわかります。
RPAの適用業務の条件は、ルール化が可能な業務、PCだけで作業が完結する業務であることの２点です。実はホワイトカラーの事務作業の多くがこれに当てはまり、将来的にRPAはこれらの作業の殆どを担うと言われています。

RPAとAIの違い

ただ、RPAは万能ではありません。RPAはよくAIと混同されることがありますが、その２つには大きな違いがあります。
どちらも人間の作業を自動化してくれるシステムという意味では同じですが、AIは学習機能を持つ自立的な存在で、データベースに蓄積された情報を元に、分析および判断までを行うのに対し、RPAはあくまでも業務効率を向上させるためのソフトウェアであって、人間が作ったルールに従って作業を遂行するものです。

ルールが決まっているルーティンワークにおいては大きな力を発揮しますが、そこに判断や決定といった要素が必要になってくると、途端に無力になってしまいます。
また、一般的なシステム開発とは違い、複雑な処理パターンを定義して処理することはあまり得意ではないため、従来のシステム開発と同じ感覚でRPAを開発すると問題が発生することがあります。

よく現場でRPAによる業務の自動化シナリオを検討すると、Excelシートで作成しているデータ加工処理が候補にあがってきます。
しかし、RPAはExcelのマクロを動かしたり、簡単なExcel上のデータ操作を行うのは可能ですが、マクロと同じようにデータを加工処理したり、グラフ作成などExcelの持っている豊富な機能を代替するような機能は持ち合わせていないため、このような処理をRPAで置き換えようとして開発を進めると、処理内容が複雑になってしまい、導入を失敗してしまうこともあります。

RPAの導入メリットと勘所

ただ、こういったRPAが苦手とすることもそれぞれのツールの機能を上手に連携させることで効果を発揮させることができます。大事なのは、RPAの特性を十分把握した上で導入を検討することです。

また、導入しようとしている案件の多くは、まだまだ人間の判断が必要な業務が多いと思いますが、そういった場合でも人間の業務をアシストする機能を持つRPAを活用することで自動化の範囲は大幅に拡大できます。

RPAで自動化を考えるときに、操作するツールや業務システムの機能や特徴をよく理解した上で、何を既存のシステムに任せて、どの部分をRPAで自動化すべきかを検討すること。そして必ずしも人が手作業でやっている操作をそのまま自動化することがRPAにとって最適な自動化シナリオではないことを念頭において自動化を進めていくことがポイントとなります。