バックオフィス業務の課題とは？バックオフィス業務を効率化するツールを解説！
ERPを導入し、バックオフィス業務の効率化を図ろう
本記事のまとめ
- バックオフィス業務とは顧客と直接の関わりがなく経営資源を管理する業務のこと
- バックオフィス業務の課題を解決するために積極的にシステム導入を検討することが大切
- GRANDIT miraimilはバックオフィス業務を効率化したい企業におすすめ
企業活動を内側から支えるバックオフィス業務の強化・効率化を重要視する企業が増えています。バックオフィス業務の効率化を図る方法は多数ありますが、なかでも大きな効果を期待できるのが「ERPの導入」です。本記事では、バックオフィス業務の概要や課題、業務効率化に役立つツール、クラウドERP「GRANDIT miraimil」の特徴やメリットについて解説します。
目次
1. バックオフィス業務の概要
バックオフィス業務とは総務、経理、人事など顧客と直接の関わりがなく、経営資源を管理する業務のことです。反対に、顧客と直接関わる機会が多いマーケティング、営業、カスタマーサポートなどはフロントオフィス業務と呼ばれます。会社の利益に直結するのはフロントオフィス業務です。しかし、バックオフィス業務には企業活動を円滑に進める役割があり、フロントオフィス業務で利益を出すために必要不可欠な業務といえます。
2. バックオフィス業務の課題
バックオフィス業務の一般的な課題について解説します。
業務の負担が大きい
バックオフィス業務は郵便物の発送・受け取りや、入社希望の方の面接対応、来訪された方の対応などアナログな業務が多く、業務の負担を軽減することは容易ではありません。また、契約書や履歴書などの秘密情報が含まれた書類を多く扱い、情報漏洩のリスクがあることから、システム導入による業務のデジタル化は困難です。
このように、バックオフィス業務はシステムを導入して作業の自動化や効率化を図ることが難しく、業務負担を軽減しづらい業務といえます。
また、決算や年末調整の時期はかなりの繁忙期となり業務量が大幅に増えることも、バックオフィス業務の負担が大きいと感じる理由の一つです。
人件費がかかる
バックオフィス業務は業務量が多いため、システムを導入せずにすべて手作業で業務を行っている場合、かなりの人件費がかかります。システム導入は難しいと考える企業は多く、バックオフィス業務の負担が減らなければ、今後もずっと高額な人件費が発生するでしょう。システムの導入にはコストがかかりますが、将来的なコストを減らせるように、システム導入による業務効率化を検討することも重要です。
ヒューマンエラーが発生しやすい
バックオフィス業務では、アナログな紙媒体の書類を多く扱います。書類の管理が適切にできていないと、書類を紛失したり、他の書類が混ざったりするおそれがあります。また、書類の記入漏れや捺印漏れ、発送先間違えといったヒューマンエラーも発生しやすいです。さらに、バックオフィス業務で扱う資料は秘密情報や個人情報が記載されているものが多いため、上記のようなヒューマンエラーが発生した場合、対処に多くの工数がかかってしまいます。日頃から業務量の多いなか、ヒューマンエラーによってさらなる業務負担が発生すれば、担当者の精神的ダメージにもなりかねません。
業務が属人化しやすい
バックオフィス業務には、契約手続きや会計などに関する専門的な知識が必要となり、特定の社員しか対応できないケースが多いです。業務が属人化してしまっていると、担当者が会社を休んだ場合に、他に対応できる社員がいなければその業務はストップしてしまいます。業務がストップすることで契約破棄につながったり、顧客の信用を失ってしまったりするリスクがあるため、業務が属人化しないように効率化を図り、誰でも対応できるようにしておくことが大切です。
テレワークに向いていない
紙媒体を使用して業務を行っている場合、会社に出社しなければ仕事ができません。また、郵便対応や顧客対応も基本的には出社して行う必要があります。そのため、バックオフィス業務に携わっている人は、テレワークが難しい場合が多いです。しかし、昨今のコロナ禍において、テレワークの導入が不可欠となりました。テレワークを進めることは、社会への貢献となるほか、出勤時間の削減により生産性の向上にもつながります。勤務時間すべてをテレワークにするのは難しくても、半日はテレワークでの対応に切り替えるなど工夫して、バックオフィス業務のテレワークを推進していくことが必要です。
3. バックオフィス業務で役立つツール
バックオフィス業務で役立つツールは大きく分けて、情報系各種ツール、RPA、OCR、ERPの4つあり、うまく活用することで業務効率化につながります。
情報系各種ツール
バックオフィス業務に役立つ情報系ツールは数多く存在しますが、なかでも便利なのがビジネスチャットツール、スケジュール管理ツール、顧客管理ツール、経費精算ツール、採用管理ツールです。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、スピーディーで気軽なコミュニケーションを可能にするツールです。チャット機能を利用して、業務に関する連絡や雑談などを手軽に行えます。社会全体でテレワークが推進されるなかで課題となっている、社員同士のコミュニケーション不足も、ビジネスチャットツールの活用によって解消できるでしょう。また、チームメンバー全員でチャットに参加できるため、会議自体を減らすことができ、業務の効率化にもつながります。
スケジュール管理ツール
スケジュール管理ツールの導入により、スケジュール管理を視覚的にわかりやすく行えるようになります。他の人のスケジュールもチェックできるため、チームメンバーが何をやっているのかを把握したり、チームメンバー全員が空いている時間帯に会議を設定したりすることが可能です。また、多くのスケジュール管理ツールには、設定した時間になると通知されるアラーム機能が標準搭載されており、タスクの漏れ防止に役立ちます。
顧客管理ツール
顧客管理ツールは、取引先の住所や、購入した商品の情報・時期などの顧客データを一元管理できるツールです。データを一元管理することで、探したい顧客の情報をいち早く探し出せます。また、顧客データを分析して、顧客一人ひとりに合わせた最適な提案が可能となります。業務効率化やコスト削減のほか、顧客データを営業やマーケティンにうまく活用することで企業の利益向上にもつながるため、顧客データをうまく管理できていない企業に最適なツールです。
経費精算ツール
経費精算ツールは、社員の業務中に発生した、経費の精算、交通費の精算、旅費の精算などをシステムにて効率的に承認フローを行うことのできるツールです。このツールを利用することで、承認フローにかかる工数の削減できることや経費精算のための領収書をシステム上でデータとして一元管理することができるため、ペーパーレス化やバックオフィス業務担当者の負担を軽減することが可能となります。また、経費精算ツールによっては会計ソフトと連携させることができるため、自社の会計ソフトと連携できるものを選定することによってさらに業務効率化に繋げることができます。
採用管理ツール
採用管理ツールは、企業の採用活動におけるデータをシステムにて一元管理し採用活動の効率化を図ることのできるツールです。各種媒体や採用エージェントに連携する求人票や応募者情報をデータとして一元管理し、システム上で応募者の選考状況や採用担当からの評価等を確認することが可能となります。特に応募者が多い企業は履歴書をデジタルなもので提出してもらい採用管理ツールにて一元管理することで、大幅な業務効率化に繋げることが可能です。
RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略であり、人間がPCで行う業務をロボットにて自動化できるソフトウェアです。RPAを活用してバックオフィス業務を自動化できれば、業務効率化につながります。例えば、仕分けの入力や入力内容の確認をRPAで自動で行うように設定すれば業務効率が大幅に上がり、さらに従来その作業をやるはずだった人が他の業務に手を回すことが可能となるため、会社全体の生産性向上が期待できます。また、RPAで業務を自動化するということはその業務を全てロボットが実施することとなるため、バックオフィス業務の課題でもあるヒューマンエラーの防止にも繋がります。しかし、業務の自動化をRPAにて設定するのは、RPAの知見がなければ難しいため、導入には十分な検討が必要です。
OCR
OCRとは、Optical Character Readerの略であり、画像データからテキストを読み込み、PC上に文字データとして取り込むソフトウェアです。通常、画像の文章をPC上に取り込むには、自らタイピングをする必要がありますが、OCRを利用すれば画像データのタイピングが不要となり、業務の負担を軽減できます。画像の文章をPC上にデータとして取り込む作業が多い場合は、導入すべきソフトウェアといえるでしょう。
ERP
ERPとは、Enterprise Resources Planningの略であり、企業が持つ「人」「物」「情報」「金」の資源を一元管理し、それら資源を有効活用できるソフトウェアです。統合基幹業務システムや基幹システムと呼ばれることもあります。バックオフィス業務では、上記のような資源を扱う機会が非常に多いです。しかし、きちんと管理できていなければ、必要な情報を得るまでに時間がかかるほか、情報を失くしてしまうリスクもあります。そこで、ERPを導入して企業の資源を一元管理することで、業務効率化やコスト削減、生産性の向上につながります。バックオフィス業務に課題を持っている企業は、積極的にERPの導入を検討しましょう。
4. GRANDIT miraimilを導入してバックオフィス業務の効率化を図ろう
GRANDIT miraimilについて解説します。
GRANDIT miraimilの概要
GRANDIT miraimilとは、社内のあらゆるデータをクラウド上で一元管理できるクラウドERPです。
基幹業務11種類（経理、債権、債務、販売、調達在庫、継続契約、プロジェクト原価管理、経費、資産管理、⼈事、給与）を自由に組み合わせて統合管理が可能なため、中小企業のあらゆるバックオフィス業務をカバーできます。
また、GRANDIT miraimilの導入や保守・運用については、エンジニアによるサポート体制が整っているため安心です。
GRANDIT miraimilでできること
できること1. コストを削減できる
GRANDIT miraimilのメンテナンスや日々の運用は、専属の担当者が行います。そのため、運用・保守の人員を確保する必要がなくなり、人件費の削減につながります。
また、サーバーレスで利用できるクラウドERPであるため、サーバーの導入費用や運用・設置・メンテナンス、電気代などの管理にかかる費用を抑えられます。
できること２. 業種特化の機能により企業の業務に合うシステムを構築できる
GRANDIT miraimilは難しいカスタマイズが不要で、商社・卸売業、サービス業、情報サービス業などの業種特化の機能を実装したクラウドERPです。そのため、企業の業種や業務内容に合うシステムとして導入できます。
できること３. 企業の経営情報を一元管理できる
企業の取引やそれに関連する情報などのデータを一元管理し、月次決算の確認が可能です。取引が発生した場合はすぐに自動更新されるため、リアルタイムで情報を確認できます。
また、販売管理システムや、財務会計・管理会計のデータも一つのデータベースにまとめることができ、データ分析のためのデータ抽出や加工の必要もありません。
できること４. テレワーク環境に最適
GRANDIT miraimilは、インターネットに接続できる環境であればどこからでも利用できます。企業の必要なデータをすべてGRANDIT miraimilにまとめることで、出社を最低限にしてテレワークを推進できるでしょう。
また、GRANDIT miraimilは承認ワークフローが標準搭載されているのも特徴です。紙媒体の資料への押印ではなく、電子認証での承認が可能となるため、申請や承認業務にかかるコストの大幅な削減が期待できます。
できること５. 取引先とのやり取りや郵送業務の効率化が可能
帳票システム内に、企業で保存が必要な帳票を電子化して保存できるため、ペーパーレス化を推進できます。電子化した帳票の情報共有も容易に可能です。
また、日本郵便による、企業への郵便物集荷見直しに伴い、請求書・納品書といった社外へ発送する帳票の電子配信化や郵送アウトソーシング化が進んでいます。GRANDIT miraimilは、社外発送帳票の電子配信・郵送アウトソーシング・FAX配信へのスムーズな移行を実現します。
まとめ
バックオフィス業務は、システム導入によるデジタル化が難しいといわれる業務ですが、うまく工夫してシステムを導入することで、大幅なコストの削減や業務効率化を実現できます。初期費用はかかりますが、長期的に見れば大きなコスト削減につながり、企業にとってプラスとなるでしょう。バックオフィス業務の自動化・効率化が進んでいない企業は、積極的にシステムの導入を推進すべきです。
GRANDIT miraimilは、社内のあらゆるデータを一元管理できるクラウドERPです。各業界におけるさまざまな業務の効率化を図れます。また、テレワークの推進やデータの一元管理、コスト削減など、GRANDIT miraimilを導入すれば多くのメリットを享受できます。導入や運用に不安がある場合でも、エンジニアによるサポート体制が完備されているため安心です。「バックオフィス業務を効率化する方法がわからない」「システム導入は難しそうで手を出しづらい」とお悩みの企業は、ぜひGRANDIT miraimilの導入を検討してみてください。
