電子帳簿保存法（電帳法）

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類について、電子データでの保存要件を定める法律のことです。法人税法をはじめとした各税法では、貸借対照表や損益計算書、仕訳帳に代表されるような「帳簿」と、注文書や請求書、契約書などに代表されるような「書類」については、原則紙での保存が義務付けられています。しかしながら、電子帳簿保存法が定める一定の要件を満たすことで、帳簿・書類を電子データで保存できるようになります。

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、煩雑な要件が求められることなどから普及が進まず、同法を活用して帳簿・書類の電子化に取り組む企業は限られていました。一方で、2022年1月施行の法改正により帳簿や書類を電子的に保存する際の要件が大幅にされたことから、活用しやすくなりました。

電子帳簿保存法における電子データでの保存方法には、大きく以下の3つの区分が存在します。

①電子帳票等保存
自社で電子的に作成した帳簿・書類を、電子データのまま保存する方法です。例えば、自社のPCで作成した貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類を、そのまま電子データとして保管するケースなどが該当します。
電子帳票等保存の対象となるのは、仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳などの国税関係帳簿や、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類、さらに自身で作成した見積書、契約書、請求書などの控えとなります。

②スキャナ保存
取引先や仕入先などから紙で受領・作成した書類を画像データで保存する方法です。例えば、仕入先が作成し、郵送にて受領した紙の請求書について、スキャンしたうえで電子データとして保管するようなケースが該当します。
スキャナ保存制度の対象となるのは、取引先から受領した請求書、見積書、納品書、注文書などに加え、自身で作成した見積書、契約書、請求書などの控えとなります。

③電子取引
電子的に授受した取引データを電子データで保存する方法です。例えば、仕入先がPCで作成し、メールにて受領した請求書について、そのまま電子データとして保管するようなケースが該当します。
電子取引の対象となるのは、インターネット取引や電子メール取引など、電子上で取引を行ったものです。

事務処理上のメリットが大きい電子帳簿保存法ですが、同法が定める要件を満たさない電子データでは適切な証跡として認められないため、注意が必要です。例えば、スキャナ保存においては「スキャンデータの解像度を200dpi以上にすること」や「赤・緑・青それぞれ 256階調、約1677万色以上のカラー画像で読み取りを行うこと」といった要件が定められています。