在庫管理システムとは？在庫管理システム導入で業務効率化を実現！

はじめに在庫管理の課題を解説します。在庫管理では主に以下のような課題が挙げられます。

• 業務の複雑さ
• 過剰在庫と品切れ
• 需要予測が困難

業務の複雑さ

在庫管理における課題のひとつは、在庫管理業務の複雑さです。在庫管理では、さまざまな商品や部品に関する取引データを管理する必要があり、記録作業が多くなります。紙やExcelなどを使った手作業で在庫管理を行っている企業も多く、商品の入出庫や在庫の移動が発生するたび作業が必要になり、入力誤りなどの人的ミスが起こりがちです。

また、紙やExcelを使った管理の場合、膨大な商品数の在庫情報をまとめて入力する時間が必要なため、リアルタイムの在庫管理ができません。最新の在庫状況がわからないと、商品や部品の保管場所がわからず、見つけるのに時間がかかったり、ピッキング作業の生産性が低下したりするおそれがあります。

他にも特定の担当者が独自のやり方で紙に記録したり、作成者にしかわからないExcelのマクロ機能で管理したりなど、在庫管理業務は複雑化・属人化しがちな傾向があります。

過剰在庫と品切れ

在庫管理では過剰在庫と品切れも大きな課題です。商品に対する需要は時期や季節、市場トレンドなどによって変動するため、常に適切な在庫数を維持することは困難です。在庫管理や発注業務にミスが生じた場合、在庫数に過不足が発生し、過剰在庫や品切れにつながるリスクがあります。

過剰在庫を抱えると、商品の型落ちや賞味期限切れなどが発生し、不良在庫が増加します。また、膨大な在庫を抱えると、管理コストの増大も招きます。

反対に商品の品切れが生じた場合、商品発送の遅延や販売機会の損失につながり、売上の減少や顧客満足度の低下など、企業に致命的な影響を及ぼす可能性もあります。

需要予測が困難

先ほどの在庫の過不足とも関連しますが、商品の需要予測の困難さも在庫管理における課題です。市場動向やトレンド、経済状況、顧客の心理などは常に変化するため、商品需要の正確な予測は難しく、適切な在庫計画の立案は困難です。

特にトレンド性の高い商品や新商品、季節・天候の影響が大きい商品などは、これまでの需要予測が当てはまらないケースも出てくるでしょう。これまで在庫管理がうまくできていた場合でも、急激な需要の変動によって在庫の過不足が生じたり、在庫管理の負荷が増大したりするリスクがあります。

このような在庫管理の課題を解決するうえでは、在庫管理システムを活用が有効です。

続いて、在庫管理システムの概要や類似システムである倉庫管理システムとの違いを解説します。

在庫管理システムとは

在庫管理システムは、企業が在庫を効率的に管理し、最適化するシステムです。企業が持つ在庫の追跡や発注管理、在庫の入出庫管理、過剰在庫や品切れの防止などの機能により、効率的な在庫管理業務を実現します。

紙やExcelを使った在庫管理では、煩雑な入力・記録作業や需要予測の不備による過剰在庫・品切れといった課題に悩まされていた企業も少なくないでしょう。しかし、在庫管理システムを活用すると、入力・記録ミスの防止や業務効率化、在庫情報のタイムラグの解消などにつながります。

倉庫管理システムとの違い

在庫管理システムと混同されやすいシステムとして、倉庫管理システム（WMS：Warehouse Management System）があります。在庫管理システムと倉庫管理システムは、どちらも在庫管理を扱う点では同様ですが、両者の違いはシステムの目的や機能の範囲です。

在庫管理システムは企業全体の在庫を追跡し、管理するシステムで、主な目的は、効率的な在庫管理で在庫の過剰や不足を防ぎ、適切な在庫量を維持することです。機能においては、入出庫管理やピッキングなど倉庫管理システムと被る機能もありますが、発注管理や在庫の最適化に重点を置いています。また、在庫管理システムでは倉庫内だけでなく、倉庫外の在庫を含めたすべての在庫を管理するため、倉庫管理システムよりも管理スコープが広くなります。

一方の倉庫管理システムは、倉庫の運営および業務を効率化するシステムです。具体的には、商品の入出庫管理やピッキング、パッキング、出荷作業の最適化などの機能を搭載しています。倉庫管理システムの主な目的は、倉庫内の作業の効率化と精度の向上です。倉庫管理システムの管理スコープは、倉庫内の在庫や設備、人員となるため、在庫管理システムと比べて倉庫内の管理に特化したシステムとなっています。

ここでは、在庫管理システムの活用で得られる主なメリットとして、以下の点を解説します。

• 業務の効率化とミスの削減
• リアルタイム在庫追跡
• 過剰在庫と品切れの防止
• サプライチェーンの透明性向上
• 意思決定の強化

業務の効率化とミスの削減

在庫管理システムのメリットのひとつは、業務の効率化と人的ミスの削減を実現できる点です。紙やExcelなどを使ったアナログな在庫管理では、品名・商品コードなどの入力作業に多くの時間がかかり、手書きミスも発生しやすくなります。

一方で、在庫管理システムであれば、バーコードの読み取りなどによって在庫データを自動でシステムに登録できるため、手作業での入力が不要です。ヒューマンエラーの発生リスクを減少させ、複雑な在庫管理業務を効率化できるでしょう。

また、在庫管理システム内で情報を管理・共有できるため、倉庫内の人員配置が変更となる場合でも、業務の引き継ぎをスムーズに行えます。作業効率化や引き継ぎの円滑化が実現できると、生産性向上だけでなく従業員の満足度向上や離職率低下にもつながるため、好循環の労働環境が生まれます。

リアルタイム在庫追跡

在庫管理システムの導入で、リアルタイムでの在庫追跡ができるようになる点もメリットです。在庫管理システムでは倉庫内の商品ごとの在庫量に加えて入出荷状況もリアルタイムに把握できるため、常に最新の在庫状況を可視化できます。よって、商品ごとにいつ・どれくらい発注を行えば良いかの迅速な判断が可能です。

また、倉庫内のスペース状況も把握でき、よく出荷される売れ筋商品の保管場所を変更するなど在庫管理方法の見直しもスムーズに行えるようになります。リアルタイムで在庫状況を把握できるので、これまでとは違った在庫変動が生じた場合でも、すぐに気づけ、追加発注などの対策を早急に行えるようになるでしょう。

過剰在庫と品切れの防止

在庫管理システムの活用によって、過剰在庫と品切れの防止にもつながります。在庫管理システムには需要予測機能が搭載されている場合が多く、需要予測機能によって適切な在庫レベルを維持し、過剰在庫や品切れの発生リスクを低減できます。

必要な時に必要な分の商品供給ができるようになれば、品切れによる顧客満足度の低下や過剰在庫による管理コストの増大を防止できます。

サプライチェーンの透明性向上

在庫管理システムには、サプライチェーンの透明性が向上するメリットもあります。在庫管理システムを使えば、倉庫内だけでなく工場や取引先からの商品・部品などの入荷状況や、各販売店舗への出荷状況も含めた在庫の動きの追跡が可能です。

サプライチェーン全体の在庫の動きを正確に把握できるため、たとえばどの在庫拠点からどの販売拠点に在庫を移動させるかの判断を効率的に行えます。商品が不足している販売店舗に対して迅速に商品を補充できるとともに、効率的な商品配送によって物流コストを削減できます。

意思決定の強化

在庫管理システムの導入で、経営上の意思決定の強化も期待できます。在庫管理システムを使えば商品ごとの在庫データを可視化・分析できるため、どの商品がよく売れているかといった判断が容易になります。

在庫データの効率的な分析により、売れ筋商品をヒントに新商品を企画するなど、データをもとにした合理的な意思決定を行えるようになります。

在庫管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

• 入庫管理
• 出庫・引当
• 在庫検索
• 伝票発行

入庫管理

商品の入庫を管理する機能です。入庫管理では、ハンディターミナルの操作やシステム画面の操作などで管理が可能です。また、入庫作業者用の入庫確認書の出力も可能です。

出庫・引当

商品の引当と出庫を管理する機能です。システム画面の操作やハンディターミナルに対応しています。出庫作業者用の出庫確認書の出力も可能です。

在庫検索

場所別・商品別などで在庫数を管理する機能です。これまでの入出庫履歴なども検索できるため、場所別・商品別に在庫の動きを詳細に把握できます。

伝票発行

納品書や送り状を出力する機能です。多くの在庫管理システムでは、ヤマト運輸や佐川急便などの代表的な運送会社に対応しているため、幅広い商品の出荷に対応できます。

在庫管理システムは、業界によって要件・特徴が異なります。ここでは、業界別の在庫管理システムの要件・特徴について、以下の業界別に解説していきます。

• 小売業界
• 製造業界
• ヘルスケア業界
• 食品業界
• eコマース業界

小売業界

小売業界は、品目の多さが特徴であり、さまざまな商品の品切れを防ぐために需要予測機能や自動補充システムが重要となります。また、実店舗だけでなくECサイトを運営している小売業も多いため、店舗とECの在庫を統合管理するマルチチャネル機能の搭載も重要です。

製造業界

製造業界では在庫を原材料・部品、仕掛品、完成品に分類するケースが多いため、仕掛品など製造プロセスにおける中間製品の在庫管理機能が不可欠です。また、原材料・部品の在庫追跡と生産計画との密接な連携機能の搭載も重要です。

ヘルスケア業界

ヘルスケア業界では薬品や医療機器の品ぞろえと有効期限の管理が大切です。そのため、薬品・医療機器の有効期限やロット番号の追跡機能が重要な要件です。また、規制遵守や品質管理のための厳格な在庫管理も求められます。

食品業界

食品業界では食品の鮮度維持や安全性確保のための温度管理機能が重要です。また、賞味期限・消費期限を追跡できる機能や、効率的な在庫回転と廃棄物削減のための機能を搭載した在庫管理システムが求められます。

eコマース業界

eコマース業界では、小売業界と同様に多種多様な商品を扱うことが特徴です。そのため、多種多様な商品カテゴリと大量のSKU（Stock Keeping Unit：受発注・在庫管理における品目数を数えるための最小管理単位）を在庫管理できるシステムが求められます。また、注文キャンセルや返品などによる在庫の増減が激しいため、在庫状況をリアルタイムに更新・管理できる機能も大事なポイントです。

在庫管理システムを導入するにあたっては、自社の業務特性などに合ったシステムの選定が大切です。ここでは、在庫管理システムの選び方について、以下の観点からそれぞれ解説していきます。

• ビジネスニーズとの適合性
• カスタマイズ性
• 操作性
• 統合性
• スケーラビリティ

ビジネスニーズとの適合性

在庫管理システムを選ぶ際は、自社の業界やビジネスニーズと適合しているシステムの選定が重要です。たとえば、自社が扱う商品や部品の在庫管理に適しているか、現場の業務課題の解決に役立つ機能が搭載されているかなどの観点で確認していくようにしましょう。

カスタマイズ性

自社要件に合わせて在庫管理システムをカスタマイズできるかどうかも確認しておきたいポイントです。システムの標準機能のみで十分な場合は、カスタマイズ性は必須ではありませんが、自社の業務要件などによってはカスタマイズを行う必要も出てきます。

操作性

在庫管理システムの操作性も大事な選定ポイントです。高機能な在庫管理システムであっても、操作がわかりにくいなどの問題がある場合は十分な費用対効果が得られません。作業の効率化や手間の軽減を図るために、現場の使用者がすぐに操作を理解できるシステムを選ぶようにしましょう。

統合性

在庫管理システムの選定時は、他のシステムとの連携面の確認も大切です。生産管理システムや販売管理システムなど、他の関連システムと連携しやすいシステムを選ぶと、企業全体での情報共有の効率化や意思決定の迅速化につなげられるでしょう。

スケーラビリティ

スケーラビリティの観点も押さえていきたいポイントです。自社のビジネス規模の将来的に拡大をあらかじめ想定し、ビジネス規模の変化に合わせて機能・性能を柔軟に拡張できるかどうかを確認しておくようにしましょう。

在庫管理において、業務の複雑さや過剰在庫・品切れ、正確な需要予測などが課題です。在庫管理の課題を解決するうえでは、在庫管理システムの導入が効果的です。在庫管理システムの活用で、業務の効率化や人的ミスの削減、過剰在庫・品切れの防止などが期待できます。

在庫管理システムを選ぶ際は、自社のビジネスニーズとの適合性を確認したうえで、カスタマイズ性や操作性などを踏まえた選定が重要です。自社の業務特性や規模に合った在庫管理システムを導入し、在庫の適正化や在庫管理業務の効率化を実現していきましょう。