販売管理システムのメリットや選び方、導入するステップを詳しく解説

販売管理業務を行う目的は、適切な価格を設定する、利益率の向上に役立てるなど、企業によって様々です。多くの企業が販売管理業務を行っていますが、以下のような課題がよく見られます。

複数の部署が関わるため、情報共有がしにくい

販売管理業務は複数の部署が関わることになるため、部署間の情報共有をしにくい点が課題となっています。たとえば販売部門が想定以上の売上を達成した場合、部署間で情報共有が適切にされていないと、製造部門や在庫管理部門が迅速に対応できません。その結果、製品の供給が追いつかず、顧客満足度の低下につながるおそれがあります。

人的ミスを防ぐための確認作業に時間を多く費やす

販売管理業務では、見積書や請求書、納品書などの書類作成業務が多く発生します。書類作成時に入力ミスが発生すると、顧客へ誤った商品を配送したり、在庫数の不一致が起きたりするなど、様々な問題につながりかねません。そのため、人的ミスを防ぐための確認作業に多くの時間を費やすことが課題となっています。

市場の変化や顧客ニーズに迅速に対応できない

市場のトレンドや顧客ニーズは絶えず変化するものです。販売管理業務ではこれらの変化に迅速に対応し、ニーズに適した製品やサービスを提供することが求められています。

製品の過剰在庫や品切れのリスクがある

販売管理業務では、製品の過剰在庫や品切れを防ぐために効率的な在庫管理を行うことが重要です。特に季節性やトレンドに左右される商品を管理している場合、在庫管理はさらに複雑になります。過剰在庫は保管コストの増加につながり、品切れは売上機会の損失や顧客満足度の低下につながります。そのため、販売管理業務では適切な在庫レベルを維持することが求められているのです。

販売管理システムとは、企業の販売活動全般を一元管理できるシステムのことです。販売プロセス全体をデジタル化することで、業務の効率性・正確性を高め、業務時間とコストの削減が期待できます。前章で解説した販売管理業務の課題解決にも有効です。

また、販売管理システムは卸売業や製造業、小売業、飲食業など様々な業界で導入されており、業界特有の販売管理の手法に対応することができます。

販売管理システムとERPの違い

続いて、販売管理システムと混同されやすい用語である「ERP」や「在庫管理システム」「会計システム」との違いについて説明します。

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の様々な業務プロセスを統合し、企業内の情報を一元管理するシステムのことです。ERPは販売管理だけでなく、会計や購買、在庫、人事・給与、製造プロセスなどを一元管理でき、企業内のあらゆる情報をリアルタイムで確認できます。

販売管理システムは販売活動の効率化に特化しており、ERPは企業の業務プロセスを統合的に管理できるのが特徴です。

販売管理システムと在庫管理システムの違い

在庫管理システムとは、企業内にある在庫の数量や製造日、保管限度期間などを管理するシステムのことです。在庫管理システムは、保管されている商品の数量をリアルタイムで追跡し、過剰在庫や品切れを防ぐことを目的としています。

販売管理システムが販売プロセス全体に焦点を当てているのに対し、在庫管理システムは商品の在庫レベルと流れに焦点を当てているのが主な違いです。ただし、販売管理システムの中には在庫管理機能を搭載したタイプも多く見られます。

販売管理システムと会計システムの違い

会計システムとは、企業の財務情報を記録し、管理するためのシステムのことです。会計システムは、会計処理や財務報告、予算管理、経費の追跡、財務諸表の作成など、企業の財務状況を正確に反映し分析する機能を提供しています。

販売管理システムは、販売プロセスの効率化・顧客管理などを行うのに対し、会計システムは企業の財務管理や会計処理などを行うことが可能です。

販売管理システムを利用することで、企業は様々なメリットを得ることができます。主なメリットは以下のとおりです。

業務の効率化

販売管理システムを活用すれば、注文処理や在庫管理、請求書作成などの業務を自動化し、手作業によるミスを減らせます。人的ミスを防ぐための確認作業も減らすことができ、業務を効率化することが可能です。

データに基づいた意思決定

販売データや顧客データなどを一元管理できるため、情報の検索や分析作業などを容易に行うことが可能です。その結果、データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになります。

顧客満足度の向上

顧客情報や購入履歴、問い合わせ履歴なども一元管理できるようになります。その結果、顧客からの問い合わせや注文に対し、迅速に対応できるようになるでしょう。さらに、生成されるレポート機能を活用することで、顧客の購買履歴や好みを把握し、顧客に適したサービスを提供しやすくなります。

在庫の最適化

在庫レベルをリアルタイムで追跡し、過剰在庫や品切れを防ぐことも可能です。適切な在庫管理により、資金の流動性を改善し、無駄な在庫コストを削減することができます。

売上と収益の増加

効率的な販売プロセスを実現できます。その結果、売上や収益の増加が期待できるでしょう。

従業員の負担軽減

手作業のタスクが自動化され、従業員の負担軽減につながります。そのため、より重要な業務に集中できる環境を構築できるでしょう。

法的要件や税務上の規制遵守

販売管理システムの中には、法的要件や税務上の規制に準拠するためのプロセスが組み込まれているタイプが存在します。このような販売管理システムを利用すれば、法的要件や税務上の規制などを遵守しやすくなるでしょう。

リスク管理

販売管理システムは、企業のリスク管理にも適しています。販売管理システムで市場の変動や消費者の行動の変化を早期に把握することで、リスクを最小限に抑えるための対策を講じることが可能です。

販売チャネルの一括管理

たとえば、代理店・直営店・ECショップの3つの販売チャネルがある場合、在庫や発注、損益の管理が難しくなります。販売管理システムを利用すれば、販売チャネルでやり取りしているデータを表やグラフで可視化でき、販売状況を適切に把握できるようになるでしょう。

続いて、販売管理システムの具体的な機能を紹介します。販売管理システムに搭載されている主な機能は、販売管理機能・在庫管理機能・購買管理機能の3つです。

販売管理機能

販売管理機能では、見積作成や受注、納品、請求などの業務を一元管理できます。販売管理機能には、以下のような機能が存在します。

• 見積管理
  過去の見積データを利用してスピーディーに見積書を発行する機能です。
• 受注管理
  商品やサービスの注文情報を管理する機能です。
• 売上管理
  商品やサービスの売上・売掛に関する情報を登録する機能です。
• 請求管理
  売上データを参照して請求書を発行する機能です。
• 入金管理
  請求した金額に対し、取引先から入金が期日までに行われているかを確認する機能です。

在庫管理機能

在庫管理機能では、商品の在庫数や出荷状況などを管理することが可能です。たとえば、在庫ロスによる販売機会損失や、過剰在庫による管理コストの増加などを防ぐことができます。主な在庫管理機能は以下のとおりです。

• 出荷管理
  受注データが確定した後に、適切な出荷指示を出したり、納品までの工程を管理したりする機能です。
• 入荷管理
  商品の入荷数を把握し、仕入れた商品を検品する機能です。
• 棚卸処理
  棚卸時の商品登録や実在庫との照合作業などを行う機能です。

購買管理機能

購買管理機能とは、商品や資材の仕入・入荷に関する業務を最適化・効率化する機能のことです。購買に関する情報を一元化することができます。購買管理機能には、以下のような機能が含まれています。

• 発注管理
  過去の発注データを活用し、スピーディーに発注伝票を作成する機能です。
• 仕入管理
  発注した商品の仕入と在庫計上を管理する機能です。起票の手間を削減したり、二重入力などをなくしたりすることができます。
• 支払管理
  取引先の支払い方法に応じて、支払予定表を自動作成する機能です。簡単に支払消込もできるため、支払業務の正確性向上や省力化などの効果が期待できます。

現代の販売管理システムは、テクノロジーの進化に伴い、よりスマートで柔軟なシステムに進化しています。この章では、販売管理システムのトレンドを紹介します。

AI・機械学習との統合

近年の販売管理システムは、AIや機械学習と統合したタイプが増えています。AIや機械学習を活用することで、売上予測や在庫シミュレーション、顧客行動の分析などをより正確に行うことが可能になります。さらに、需要と供給のバランスを最適化し、在庫コストを削減することもできます。

クラウド技術の活用

クラウド技術を活用することで、どの場所からでも販売管理システムにアクセスできるようになりました。昨今のテレワークの普及により、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを使用してビジネスを行う機会が増えたため、従業員が外出先から販売管理システムにアクセスして情報を更新したり、リアルタイムでデータを確認したりといった作業も自由に行えるようになっています。

ビッグデータの分析

販売管理システムの中にある販売データや顧客データ、市場データなどのビッグデータを分析することで、顧客ニーズの予測や市場トレンドの把握、効果的な販売戦略の策定などを効率的に実施できるようになりました。AI・機械学習やクラウド、ビッグデータなどのトレンドを取り入れた販売管理システムは、市場の変化に迅速に対応するために不可欠といえるでしょう。

このような最新技術を搭載した販売管理システムを有効に活用できれば、顧客満足度を高め、市場における競争優位性を確保することにもつながります。

販売管理システムのタイプは以下の2つに分類できます。

• 汎用型
• 業種特化型

それぞれのタイプについて解説します。

汎用型

汎用型の販売管理システムは、業種に関係なく幅広い業務に対応できるのが特徴です。搭載されている機能を自由に組み合わせることで、様々な業務フローを構築することができます。また、導入後に必要に応じて機能を追加するといった柔軟な使い方も可能です。

業種特化型

業種特化型の販売管理システムは、業種別に必要な機能があらかじめパッケージ化されているのが特徴です。必要な機能がすでに搭載されているため、専用システムを構築するよりもコストを大幅に抑えられるメリットがあります。また、在庫管理が必要ない業種・業態向けに、在庫管理機能がないタイプの販売管理システムも存在します。

販売管理システムは様々なタイプがあり、業界特有の販売管理に対応できるタイプも存在します。この章では、業界別の販売管理システムの特徴について解説します。

製造業

製造業では、生産計画や在庫管理、注文処理、顧客管理などを統合的に管理し、製品の供給と需要のバランスを取ることが求められています。販売管理システムを活用することで、販売データに基づいて生産量を調整し、需要予測や在庫管理などを適切に行えるようになります。

卸売業

卸売業では、複数の取引先から数多くの商品を仕入れたり、在庫を適切に管理したりすることが重要になります。販売管理システムを活用すれば、顧客ごとの取引履歴を管理でき、大量の注文を効率的に処理できるでしょう。

小売業

小売業は顧客との直接的なやり取りがあるため、在庫管理や顧客関係管理、販促活動の管理などが求められています。販売管理システムを活用することで、販売データを分析して売れ筋商品や顧客の購買傾向を把握したり、店舗とオンラインの在庫をリアルタイムで管理したりすることが可能です。

飲食業

飲食業では、注文管理や在庫管理、顧客管理などが求められています。販売管理システムを活用すれば、オーダーを効率的に処理し、より多く売るための仕組み作りが可能になります。さらに、お客様が注文した商品を的確かつスピーディーに提供できるようになるため、顧客満足度アップにもつながるでしょう。また、販売管理システムで食材の在庫を管理し、廃棄を最小限に抑える取り組みも可能です。

流通業

流通業では、商品を効率的に配送するために、適切な輸送管理と在庫管理が重視されています。販売管理システムは、配送ルートの最適化や輸送コストの削減などに役立ちます。また、ロジスティックスセンターの在庫レベルを最適化し、品切れや過剰在庫を防止する目的で販売管理システムを利用することもできるでしょう。

続いて、販売管理システムの選び方について解説します。販売管理システムを選ぶ際に特に重要な比較ポイントは以下の6つです。

• 汎用型 or 業界特化型
• 自社の規模や課題解決に適しているか
• 提供形態
• 拡張性
• コスト・投資対効果
• ベンダーのサポート体制・実績

それぞれのポイントについて解説します。

汎用型 or 業界特化型

特有の商習慣がない企業の場合、業界問わずに利用できる汎用型を選ぶのがおすすめです。業種特有の要件や商習慣がある場合は、業界特化型の販売管理システムを選ぶと良いでしょう。たとえば、食品業界の場合は、賞味期限を考慮した在庫管理機能や、特売価格を加味した受注管理機能などが必要です。

汎用型でシステムをカスタマイズし、仕様を合わせることも可能ですが、システムをカスタマイズするのはコストや手間がかかります。そのため、特有の要件や商習慣がある場合は、最初から業界特化型の販売管理システムを選んでおくと良いでしょう。

自社の規模や課題解決に適しているか

販売管理システムの中には、従業員数や売上規模が設定されている製品も存在します。そのため、事前に自社の規模や人数で利用できるかどうかを確認しておきましょう。また、自社の課題を解決できる機能を搭載しているかどうかも重要な比較ポイントといえます。

提供形態

販売管理システムの提供形態は、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型になります。オンプレミス型は自社でシステムを運用する形であり、セキュリティなどの細かな設定が可能です。自社の独自の要件に対応しやすいメリットがありますが、導入や運用時のコストが高くなるのがデメリットです。

クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形であり、初期費用が抑えられ、システムのアップデートも自動で行われるのがメリットです。オンプレミス型よりもカスタマイズの自由度は低くなりますが、近年では柔軟にカスタマイズできるクラウド型の販売管理システムも増えてきました。それぞれメリット・デメリットが異なるため、業務や予算、利用期間に適した販売管理システムを選ぶことが大切です。

拡張性

企業の成長や事業拡大に伴い、新しい要件に柔軟に対応できるかどうかも重要なポイントの一つです。既存のシステムと連携できれば、蓄積されたデータを販売管理に活かすことができるでしょう。

コスト・投資対効果

販売管理システムを選ぶ際には、初期の導入費用だけでなく、運用コストやメンテナンスコストも含めたトータルで評価することが重要です。販売管理システムを導入することでどのような投資対効果を得られるのか、事前に予測した上で導入を検討するようにしましょう。

ベンダーのサポート体制・実績

販売管理システムには複数の部署が関わるため、安定した稼働が求められています。万が一システムが停止した場合、企業全体の業務が滞り、大きな損失をもたらすおそれがあるため、ベンダーのサポート体制は念入りに確認しておきましょう。

具体的には、サポート受付時間やサポートの方法、サポートの範囲、定期的なアップデート提供の有無などを確認する必要があります。

この章では、販売管理システムを導入するステップについて解説します。企業で販売管理システムを導入・運用する際には、以下のステップで進めていきましょう。

ニーズ分析と要件定義

まずは、ニーズ分析と要件定義から始めます。企業の販売プロセスを分析し、販売管理システムによって解決したい問題や、達成したい目標を明確にしましょう。ここでは、販売部門やマーケティング部門、顧客サービス部門、IT部門など全ての関係者の意見をヒアリングし、包括的なニーズ分析を行うことがポイントです。

システム選定

続いて、要件を満たす販売管理システムを選定します。デモや無料トライアルを実施しているシステムであれば、一度無料で操作感などを確認しておくのも一つの手段です。また、搭載機能や操作性だけでなく、カスタマイズの容易さや将来的なスケーラビリティなども併せて把握しておくと良いでしょう。

システムのカスタマイズ・構成

システムを選定したら、具体的なビジネスプロセスに合わせてシステムをカスタマイズします。過度にカスタマイズしてしまうと、将来的なアップデートや保守が困難になるため、必要最小限のカスタマイズに留めることがポイントです。

データ移行

システムのカスタマイズが完了したら、既存システムから必要なデータを販売管理システムに移行します。データの整合性を確保するために、事前にデータクレンジングを行い、移行後はデータの検証を忘れずに実施することがポイントです。

操作方法のトレーニング

続いて、販売管理システムの使い方を従業員に教育します。従業員のスキルレベルや役割に応じてトレーニングプログラムを作成し、十分なサポート体制を用意することが大切です。

システムの導入・試運用

従業員に販売管理システムの使い方を教育した後は、販売管理システムを実際の業務に導入し、試運用を行います。運用上の問題を迅速に特定するために、試運用期間中は積極的にフィードバックを収集することが重要です。

システムの本稼働・評価・改善

試運用が完了したら、販売管理システムを本稼働させ、定期的に導入効果を評価します。システムのパフォーマンスを確認し、必要に応じてプロセスやシステムの改善を行うことがポイントです。

販売管理システムの導入は時間と手間がかかるものであり、スムーズにいかないこともあるでしょう。この章では、販売管理システムを導入する際の注意点について解説します。

事前に業務フローを整理しておく

販売管理システムを導入する場合、従来の業務フローから販売管理システムありきの業務フローへ移行することになります。従業員の混乱を招かないように、事前に各部門にヒアリングを行い、業務フローを整理しておくと良いでしょう。

顧客データや販売データの取り扱いに十分注意する

販売管理システムでは、顧客データや販売データなどの情報を適切に管理することが重要です。顧客データや販売データが外部に漏えいすると、悪意のある第三者によって不正利用されるリスクがあります。また、顧客からの信頼を失うことにもつながるでしょう。

販売管理システムを導入した後だけでなく、導入を進めている段階から顧客データや販売データの取り扱いには十分に注意しましょう。

今回は、販売管理システムのメリットや選び方、導入するステップについて解説しました。販売管理システムを導入すれば、業務効率化や在庫の最適化、売上と収益の増加など、多くのメリットを得られます。現代の販売管理システムは、AI・機械学習やクラウドなどの最新技術を搭載した製品が増えており、よりスマートで柔軟なシステムへと進化しています。

販売管理システムを導入する際には、以下のステップで進めていきましょう。

• ニーズ分析と要件定義
• システム選定
• システムのカスタマイズ・構成
• データ移行
• 操作方法のトレーニング
• システムの導入・試運用
• システムの本稼働・評価・改善

事前に業務フローを整理しておくことで、システムの導入をスムーズに進められます。また、顧客データや販売データの取り扱いには十分に注意しましょう。