導入事例
事務用家具

小売業A社様

GRANDITで実現!
業務プロセスの可視化と効率化。
~見積依頼から発注までを管理するWEBシステム構築導入事例~

企業情報

事業内容 卸売・小売業
資本金 50,000(千円)
従業員数 72人

GRANDIT導入の背景

A社は、事務用家具及び室内装飾用品の販売をはじめ、オフィスインテリアの設計、企画、デザイン、施工並びに電気・設備・LAN・電気工事までオフィス環境をトータル的にプロデュースを行うオフィス空間のベストプロデュース企業です。

業務拡張に伴い、1996年販売管理システム導入、2002年見積/発注システム導入、2004年配送システム導入(関連子会社設立)、2005年支払通知システム導入を行ってきましたが、部門ごとに最適化されている一方で、全社レベルでは業務プロセスが分断され業務に非効率な面が出ていました。

また、ここ数年でインターネットの急激な普及やハードの大容量化などITを取り巻く環境が劇的に変化をしており、現状では十分に活かしきれているとは言えません。現状のままでは、今後の成長過程において、業務負荷がさらに高まることが予想されます。

そこで今回は見積りや発注から会計業務を中心とした基幹系システムを刷新することで
①業務効率化
②管理水準の向上
③TCO削減
などを実現することを主な目的とし、それらを実現するツールとしてGRANDIT導入となりました。

解決された内容

日々部門損益を把握できる仕組みを構築したい。

導入前:部門別の損益管理をしておらず、間接費が反映された実際の損益は会社ベースでしか把握することが出来ませんでした。間接部門のスタッフは成果が目に見えないため、コストに対する意識が薄くなっていました。一方では営業スタッフから間接部門に対しての依頼頻度にも差が出ていました。

GRANDIT導入後:部門別の損益管理を導入しました。間接部門のコストを実際の活動実績に応じて各営業部門のコストとして配布し、実際の活動に近い損益管理を行います。より会社の実態が可視化されるだけでなく全社員にコスト意識を浸透させることが可能となりました。

自社独自の情報システム部門が整備されておらず、親会社情報システム部門による運用・保守を行う必要があった。

導入前: 旧基幹業務ソフトがクライアント/サーバ(C/S)型であったため、法改正等の際にクライアントPCに対して設定(プログラムの配信)をしなければならないというメンテナンスの煩雑さがありました。新規PC導入時も、同様です。
会社によっては、自ら作業をすることが難しく、情報システム子会社がオンサイト作業として請け負うこともしていました。そのため、スピーディーな対応も難しい状況でした。

GRANDIT導入後: 親会社異動後においても、新親会社の情報システム部門により基幹業務システムの運用・保守を行うこととなりました。ASP.NETおよびSQL ServerによるGRANDITでは、新親会社情報システム部門によるサーバ運用・保守に際してのハードルが低く、立ち上げをスムーズに行うことが可能でした。また、GRANDITは完全WEB方式を採用しているため、法改正時などにおける修正プログラム適用においても作業負荷が軽いという恩恵を受けています。自社(子会社側)では、システムを利用するPCのみを用意することで運用が可能となり、コスト削減が実現しています。

増員に頼ることなく、売上を拡大していける仕組を構築したい。

導入前:見積システム・発注システム・支払通知システム・販売管理システム・会計システムが部分的に最適化されてきたシステムであるため、システム間の連携が不十分であり、業務の負荷も高くなっていました。

GRANDIT導入後:案件の管理、見積作成、発注、販売管理、在庫管理、会計の一連の業務が一元管理可能となりました。各業務のデータを連動させることで入力負担が軽減されるだけでなく、正確性が増し、管理水準を高めることが可能となりました。また、標準実装の統合ワークフローを活用し、これまで紙でやり取りしていた作業依頼や情報の伝達をシステム上で管理可能にしました。これにより、情報の伝達状況が把握できるなど可視性を高めることも可能となりました。

経理部門に手作業が多く、正確性を損なうリスクを無くしたい。

導入前:支払処理において、仕入先への支払通知と仕入先から届いた納品書を照合して違算が出るケースが多いために作業に負担がかかり、支払金額を求める際に正確性を損なう可能性がありました。主な違算の原因は月ズレや配送費の金額が異なっている為でした。配送費が異なる原因としては、仕入先ごとに配送費の算出方法が異なるため、見積作成時に間違って入力してしまうことや、仕入先からの回答に配送費が含まれていていないことがあり、見積作成時に配送費が漏れてしまうことなどでした。請求についても、得意先から届いた支払通知と請求書控え照合作業時に、支払通知書の並び順がさまざま、注文書番号が異なっているなどの理由で作業に時間がかかっていました。また、振込み伝票を手書きで記入しているため、支払先や支払金額を間違って記入してしまう可能性もありました。

GRANDIT導入後:販売管理機能の強化として見積管理システムをカスタマイズして、取引先や仕入先からの見積基礎データを取り込み可能として配送費の漏れを無くしました。また、アウトプット条件を変えることにより照合作業の向上を図り、振込み依頼書についてはシステムからの出力で効率化と正確性を図りました。その他、今まで売上と仕入れを別々に仕訳入力していましたが、販売モジュールと会計モジュールとの自動仕訳連動により、入力ミスによる正確性を損なう可能性を無くしました。

見積作成工数を3割削減したい。

導入前:以前は得意先や仕入先とのやり取りはFAXが中心となっていました。その為、得意先や仕入先から届いた用紙を見ながら見積入力をすることが多く非常に手間がかかっていました。また、紙の枚数が必要以上に多くなり管理の負担も増加していました。

GRANDIT導入後:見積依頼から発注までの業務をWEB上で行える仕組みを構築し、得意先や仕入先とのやり取りはWEB上で行います。得意先や仕入先が入力した情報をそのまま使用することが可能となり入力の負荷は大幅に軽減されました。また、基本的に用紙を必要としないため、ペーパーレス化を図ることが出来ました。
将来的には仕入先が出荷した時点でこの仕組みを通じて出荷の知らせを受けることで仕入の計上や入庫予定日の精度向上を図ることも可能なります。

紙ベースの勤務実績管理を脱却して、勤怠実績収集の自動化と給与システムへの連動効率化を図りたい。

導入前:勤怠集計は、従業員毎に紙ベースの勤務実績表に上長の押捺を貰い、その集計にExcelシートを作成していました。締日前には勤怠届出(紙ベース)との照合や残業時間の精査等に時間がかかっていました。また、給与振込みにおいては振り込み依頼書に大阪本社在籍の社長の承認が必要となっており、その為の処理に時間と交通費を費やしていました。

GRANDIT導入後:GRANDIT給与モジュールにMJS社製i就業管理システムを連携させることによって、現場部門では勤怠入力の簡素化、管理部門ではWEB機能とWF機能による承認の短縮化と情報の信憑性が向上しました、また、標準機能の銀行振り込み用FBデータ作成機能や社会保険、住民税納付データのFD作成機能を新たに利用することにより、総合的に期間短縮を図ることが出来ました。

ソリューションのイメージ図

ソリューションのイメージ図

導入期間

会計・人事・給与モジュール系は導入開始後5ヵ月で本稼動いたしました。(但し販売系からの仕訳連動は除く)
販売系モジュールは導入開始後12ヶ月で本稼動いたしました。(見積機能の個別カスタマイズ含む)

適用したGRANDITモジュール及び連携ソリューション

GRANDIT:基幹Suite(販売・調達在庫・債権・債務・経理)・人事Suite(人事・給与)の各モジュール
連携ソリューション:給与モジュールの勤怠データ収集システムとしてMJSi就業管理システム(ミロク情報サービス社製)、注文書の送信ツールとしてライトニングFAX(キヤノンソフト情報システム社製)、専用伝票発行システムとして伝発メイト拡張版(JBアドバンステクノロジー社製)

パートナーが語る、導入時の工夫

プロジェクトの進行に伴い、当初の目標とは乖離したクレーム、反発に対して、ERP選定の前から携わったコンサル会社様の協力(局面的助言)を得て、目標や方針の変更は極力行わないようにしました。
プロジェクトチームとして参加していないメンバーの役割も重要であると考え、目標を十分に理解した上で業務改善、変更などのヒアリングに積極的に参加する、本番開始前には新システムの機能を理解し動作を検証するなど、十分な情報共有によりユーザ部門の協力を取り付けることが出来ました。

短期導入方法・テンプレート等に関する同業他社様への適用

見積管理システム(アドオン開発)は単品及びセット商品、工事付帯費用や一般管理費用含めた見積業務を必要とする業種業態に適用可能です。

導入費用の目安

ライセンス費用5,000千円 導入支援費用15,000千円 ハードウェア15,000千円 カスタマイズ48,000千円

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