ERPの導入手順｜企画プロセスの進め方や導入スケジュールを解説

ERPを再構築・導入する際は主に以下の4つの工程を経て、構築していきます。

なお、全体のスケジュール・導入期間の目安は以下の通りです。

• 中堅・中小企業の場合・・・6〜12カ月
• 大手・準大手企業の場合・・・12〜24カ月

工程・プロセス	内容	期間目安 （中堅企業の場合）
企画	システム再構築の方向性の決定	2週間〜1カ月程度
要件定義	再構築の目的や必要な業務の細かい洗い出し 洗い出した業務の要件を数値化する	1〜3カ月程度
実装	ERP再構築に必要なシステム構築を行う 一部の環境または全体でテストを行う	2〜4カ月程度
運用	再構築システムを全体で適用 サービス提供開始後に目標の数値を達成できているか確認を行う	2週間〜1カ月程度

本稿では、上記工程の中の「企画」プロセスに関して詳しくご紹介していきます。

ERP構築の「企画」プロセスは、大まかに分けると以下の3つの工程で進めていくケースが多いです。

1. システム課題と導入目的の整理
2. システム導入計画の作成
3. パートナー事業者の選定

企画プロセスは、ERPを再構築する上で重要なプロセスであり、効果的な導入の鍵を握ります。

この時点で誤った方向性で決定してしまうと、導入自体の失敗、その後のリカバリーによる工数の増大や導入期間の延期などに影響するため、慎重に進めることが必要です。

以下では、それぞれのプロセスの進め方と注意点に関して見ていきます。

1.システム課題と導入目的の整理

まずは現状のERPシステムの課題を洗い出し、再構築の目的を明確化することから始めます。

再構築の目的や現状の不便な点に応じて、ERPのパッケージやシステム形態などが大きく異なるため、丁寧に洗い出すことが重要です。また、目的や課題に応じて再構築すべきシステムの箇所が変わってきます。

目的と課題の設定次第で、その後のプロセスも大きく変わってきます。

進め方

システム課題と導入目的の整理の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. 現状のシステムの棚卸し
2. 現状システムの課題を明文化する
3. 課題の優先度を明確化する
4. 優先度が高い課題を導入目的とする

細かい課題を含めたすべての課題を解決することは難しいため、優先度をつけることが重要になります。

注意点

システム課題と導入目的の整理を行う際の注意点として、以下が挙げられます。

• 今後のプロセスに大きく関わるため、時間をかけても慎重に行う
• 課題を明文化する際は、現場も含めた自社の将来像を明確にして設定する
• 課題をひとつに絞るのではなく、掛け合わせでも検討する
• 現状システム（AsIs）に対し、新システム（ToBe）ではどうすべきかを明確にする
• 導入目的は可能な限り具体的、または数値的指標を出すようにする

上記をスムーズに進めるために、課題を洗い出す際は社内の関係者にも周知し、現場ベースの意見も取り入れることがポイントです。一部の関係者のみで決定しても、業務の効率化や課題の解決に繋がらないケースがあります。

また、必要に応じて現状の業務プロセス整理やシステム構成図を整理し、課題ポイントを明確にすることもうまく進めるコツです。全体を踏まえて、重要な課題が設定できるようになります。

加えて、今後の事業展開の予定も明確にして、課題の設定を行うようにしましょう。今後必要になるであろう業務にフォーカスしないで進めてしまうと、再構築が無駄になる可能性があります。その際は、事業展開しても耐えうるシステムであるかどうかを確認してください。

なお、課題や導入目的の例として以下のようなものが挙げられます。

• 部署や部門の連携がスムーズに取れず、リアルタイムの情報分析ができない
• カスタムを繰り返し、システム管理の属人性が上がって保守が困難
• システム間の内部統制がとれてなく、不要な業務が発生している

2.システム導入計画の作成

課題や目的が決まった段階で、ベンダーを選定するために必要な「システム導入計画」の作成が必要です。

ERPの再構築において、ベンダーを選定する際には基本的に企業側の目的や課題の共有が必要になります。各ベンダーのパッケージにはそれぞれ特徴があり、企業側でも再構築の目的が明確でない場合は、適しているかの判断がつきにくい場合が多いです。

また、計画書をもとにベンダーと交渉や相談を行いながらパートナーを決定していくため、準備が必須になります。

進め方

システム導入計画の作成の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. 情報提供依頼書（RFI）の作成
2. 提案依頼書（RFP）の作成

上記2点の詳細な依頼書の作成が必要になります。

注意点

システム導入計画を作成する際の注意点は、以下が挙げらえます。

• 最低限必要な項目や内容は詳細に洗い出しておく
• 提案書を提供する際は情報漏洩を考慮して、秘密保持契約（NDA）を締結しておくる

以下で、情報提供依頼書（RFI）と提案依頼書（RFP）で最低限明記しておきたい情報をまとめました。

依頼書	必要項目
情報提供依頼書（RFI）	ERP再構築の目的 再構築予定の適用範囲 現状のシステムの技術情報 現状システムの製品情報
提案依頼書（RFP）	解決したい課題 / 再構築の目的 業務体制 導入のスケジュール感 予算 業務の管理方法

なお、上記依頼書の作成が困難であると感じる企業担当者様に関しては、作成支援を行っている企業に依頼する方法もあります。有償となる場合が多いですが、パートナー選びに大きな影響を与えるため、慎重に判断しましょう。

後述の「パートナー事業者の選定」に大きな影響を与える重要度が高い工程になります。

3.パートナー事業者の選定

課題の設定と計画書の作成ができた段階で、パートナー事業者の選定を行います。このプロセスもERPの再構築の成功に大きな影響を与えます。

まず、ベンダーの対応や能力に応じて、ERP再構築の成功率が大きく変わる場合が多いです。ベンダーによってサービスの質は大きく変わり、サポート体制や課題解決への関わり度合いが異なります。

また、ベンダーによって提供するパッケージの性質が異なり、自社の既存システムや再構築の目的に合うかの検討をすることも重要です。対応が良い場合でも、機能が再構築の目的に合っていない場合は、意味をなさないでしょう。

なお、自社で再構築を進められる専門家がおらず、サポートを重視したい企業担当者はより丁寧な選定が必要であると言えます。

進め方

パートナー事業者の選定の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. ERPパッケージを提供しているベンダーを洗い出す
2. 各ベンダーの情報を収集する
3. 候補のベンダーに情報提供依頼書（RFI）を提出する
4. 手順3のベンダーの回答を確認し、さらに候補を絞り込む
5. 候補のベンダーに提案依頼書（RFP）を提出する
6. 5の内容を踏まえて委託先を決定する

はじめから特定のベンダーが良いと決めつけず、徐々に候補を絞っていくことが大切です。

注意点

パートナー事業者の選定をする際の注意点として、以下が挙げられます。

• 依頼前に自社の業務分析を細かく行い、ベンダーに詳細情報を提供する
• ベンダーは複数社で比較検討する
• パッケージ以外にサポート体制や会社の信用性も重視する

上記の確認を疎かにし、自社の分析を荒く行ってしまった場合、依頼されたベンダー側でも荒い提案となってしまう可能性が高いです。荒い内容であるため、細かい点まで考慮されずに、新システムを導入しても期待した結果が得られないというケースがあります。

また、自社で分析を細かく行っていない場合、そもそも依頼されたベンダー側でも提案ができない状況になってしまいます。詳細なデータがないと、どのような改善を行うかや改善対応が見込めるか想定できない場合が多いです。

他には、パッケージのみでベンダーを決定してしまうと、対応の悪さの問題が後から出る場合も想定されます。問い合わせ時に、情報提供依頼書に対する回答の丁寧さや質を確認して、比較検討することが重要です。

なお、パートナー事業者の選定のコツとして、提案依頼書の提出後は、ベンダー側からも提案をもらうようにする方法があります。提案内容を確認することで、本当に今後付き合いをしていく中で、課題を解決できるか検討しやすくなるでしょう。

補足として、ベンダーのプレゼンテーションに関しては、実際の業務で活用することになる従業員にモニターになってもらうと効果的です。提案後にアンケートを実施し、現場の声を吸い上げる手順を踏むことで導入後のギャップを減らせます。

また、同業他社がうまくいっているかや、導入したことで得られている実際の効果も確認しておくと成功率を高めることにつながるでしょう。

補足.ワーキンググループの立ち上げ

ここまで企画プロセスの流れや注意点を見てきましたが、現実の企業活動では部門ごとに独自の業務フローが存在し、部門ごとに業種業態の作法やしきたりの違いがある場合が多いです。

たとえば「見積書提出のスケジュールが異なる」「工数追加に対して追加費用の請求が困難な事業が混在している」、あるいは「年度末に一括請求・精算するなど入出金のタイミングが違う」などといったものがあります。

そして、それぞれの業務は目的に最適化されたシステム上で管理運用され、部門間の連携はなかなか行われていないというのが現状ではないでしょうか。重複するリソース、その都度ゼロベースで行われるデータ入力と管理、引き継がれてきたワークフローの設計、スケジュール設計など、これまでの業務のなかで部門ごとに馴染んだ環境を基に業務が回っているでしょう。

しかし、企業としては、重複する作業はやはり無駄になります。そこで、全体の最適化を実現するために、部門間を超えたワーキンググループの立ち上げが有効です。

具体的には、開発事業者を交え、それぞれのスタッフが綿密にコミュニケーションを取り合い、調整していく流れになります。部門間を超えた共通のテンプレートやワークフローを活用することで、より一層の生産性アップにつながるでしょう。

ここからは、企画プロセスにおけるGRANDITでの実際のサポート事例を紹介します。

企画プロセスを実施前、または実施中の企業担当者様の希望として、システム再構築に必要な検討事項の明確化の実現があります。

具体的には、改善が必要な機能の絞り込みや適用が必要な範囲、予算感などさまざまな面で整理がついていない状況でした。

そこで、GRANDITでは「情報提供依頼書（RFI）」や「提案依頼書（RFP）」の提供を行うことで、サポートを行いました。業務分析の代行を有償で行い、資料を提供するサポートを提供中です。

このサポートの結果、企業担当者様はシステム再構築の検討に必要な情報を明確化することにつながりました。明確化されたことにより、現場への説明や予算確保などの社内調整のスムーズな進行が実現しています。

上記のようなお悩みをお持ちの企業担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。

お問い合わせ後の流れ

問い合わせ頂きました後の大まかな流れは、大まかに以下となります。

1. 状況のヒアリング
2. 検討内容の明確化
3. 支援内容の確認
4. 製品に関する説明

また、上記以外にも有償で以下の対応も可能です。

• 簡易Fit&Gap分析
• RFI、RFPの作成によるご提案
• コンソーシアムによる業務分析

基本的には「ERPの導入手順の全体像」で紹介した流れで再構築が進みます。

お悩みをお持ちの企業担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。