ERP運用｜進め方と注意点

ERPを再構築・導入する際は、主に以下の4つの工程を経て構築していくケースが多いです。

以下では、全体のスケジュール・導入期間の目安を企業規模ごとにまとめています。

• 中堅・中小企業の場合・・・6〜12カ月
• 大手・準大手企業の場合・・・12〜24カ月

工程・プロセス	内容	期間目安 （中堅企業の場合）
企画	システム再構築の方向性の決定	2週間〜1カ月程度
要件定義	再構築の目的や必要な業務の細かい洗い出し 洗い出した業務の要件を数値化する	1〜3カ月程度
実装	ERP再構築に必要なシステム構築を行う 一部の環境または全体でテストを行う	2〜4カ月程度
運用	再構築システムを全体で適用 サービス提供開始後に目標の数値を達成できているか確認を行う	2週間〜1カ月程度

本稿では、上記工程の中の「運用」プロセスに関して詳しく解説していきます。

ERP構築の「運用」プロセスは、主に以下の3つの工程も基に進めていきます。

1. リリースの準備（判定）
2. サービスの提供・システム運用
3. 保守管理

ここまで時間をかけて再構築してきたERPを実際にリリースし、運用を行うフェーズになります。リリース後はそこで終了ではなく、保守管理や実際の再構築の効果を測定することも必要です。

以下では、それぞれのプロセスの進め方と注意点に関して見ていきましょう。

1.リリースの準備（判定）

はじめに、実装した新システムのリリース準備をしていきます。

この準備段階では、データ移行やパスワードの設定、現場の受け入れテストなどの最終調整を行います。

リリース準備の具体的な内容として、以下が挙げられます。

• システム設定関連（ユーザID、権限設定、夜間バッチ設定など）
• テスト関連（不具合解消状況、ユーザ受け入れテスト、教育、性能テストが完了しているなど）
• データ移行関連（データ移行されている、または移行できる状態であることなど）
• リリース体制（リリース当日および稼働直後の各担当者・ベンダーの役割分担など）
• コンティンジェンシープラン（不測の事態でリリースできなかった場合の対処方法）

受け入れに関しては、実際の現場に適用して作業ベースや現場理解において問題がないか確認を行うことが重要です。

進め方

リリースの準備の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. リリース前に確認が必要なタスクをすべて洗い出す
2. 洗い出したタスクを確実に一つひとつ確認し、不備がないようにする
3. リリース準備が完了した新システムに関して、リリース後に現場ベースで問題が発生しないかチェックを行う
4. リリース判定会議を設定し、管理者、現場担当者、ベンダー双方で合意形成を得る
5. ERPの再構築の目的（要件定義）を満たすかも含めて判定を行う
6. 基準に満たない箇所がある場合は、再度修正を行う

不具合が発生した場合に、迅速に対応できるように各担当を明確に決定しておくことも必要になります。

注意点

リリースの準備を行う際は、以下の点に注意が必要です。

• 管理者とベンダーのみで確認するのではなく、現場担当者も含めてチェックする
• すべての必要事項の設定、問題点が解決するまでリリースは行わない
• リリース判定は最終チェックとして、丁寧に見落としがないように確実に行う
• 必要項目に関しては、すべてが基準値を満たすまでは完了としない

現場ベースの確認や教育を行わない場合、リリース後に大きな混乱が生じる可能性が高くなってしまいます。また、リリース後に実際に業務を行いながらの修正は煩雑になりやすいため、リリース前に確実に解決しておくことが肝要です。

なお、この段階でリリース判定する項目を雑に確認してしまった場合、現場とのギャップが生まれ使用しにくくなってしまうケースもあります。

2.サービスの提供・システム運用

リリース判定で問題点がないことを確認できた段階で、管理者とベンダー側でサービスの提供を開始し、システム運用を実際に行います。

この段階では、これまで念入りに準備した新ERPシステムを実際に現場ベースで運用を行うフェーズになります。

進め方

サービスの提供・システム運用の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. 管理者とベンダー側で運用のマニュアルを準備し内容を確認、周知しておく
2. 共有したマニュアルの基づき、現場に新システムを提供、運用を行う
3. 実際に導入した結果を判定する（※詳細は後述）

足早にリリースを行うのではなく、現場との共有、相互理解をした上で進めることが大切です。

注意点

サービスの提供・システム運用の注意点として、以下が挙げられます。

• 運用開始前に操作マニュアルを作成し、現場担当者に教育を行って共通理解を深めておく
• 現場担当者の不明点がなくなった段階で、初めて運用開始する

現場への共通認識が疎かになっている場合、運用開始時にシステム担当やIT部門への問い合わせが集中してしまい対応が追いつかなくなる場合があります。

また、誤った認識で新システムを運用しても、企画段階で目標とした課題解決につながらない場合があります。それどころか、旧システムの方が効率良く運用できていたと感じるケースも想定されます。

新システムを上手く活用するためにも、事前の共有や教育は必須です。

3.保守管理

実際にサービスの提供を開始し、システム運用も問題なくできたあとはシステムの保守管理が必要になります。

新システム導入時には、事前にさまざまな想定のもとテストを行っていても、どうしても突発的な問題や運用後のアップデート、システムの微調整などが発生してしまうケースが多いです。

そこで、問題が起きた際や変更が必要な際にスムーズに対応できるように準備しておく必要があります。

進め方

保守管理の具体的な進め方は、以下の通りです。

1. 実際に運用を開始し、問題点が発生していないか確認する
2. 運用中に突発的に発生する問題に関して対応する
3. 運用開始時にしばらくしてからと予定していた変更点の確認、修正を行う

主に、実際に運用してみての問題点や不十分な点のフォロー対応になります。

注意点

保守管理の注意点として、以下が挙げられます。

• 問題が起きやすい導入開始直後は、対応できる人員を多めに確保しておく
• 早急に対応できるようにあらかじめ想定される問題や障害に関して準備しておく

上記を疎かにし、運用開始時に最低限の保守担当しかいない場合、問題点が多く出た際に対応が追い付かないです。また、前もって意識的に準備をしておかないと対応が遅れて、業務に支障をきたす可能性が高くなります。

この段階では、実際に業務の中でシステムが動いているため、問題点への対応の遅れが業務の遅れに直結してしまいます。

このような事態を避けるためにも、保守運用に関しては運用から間もない間は、ベンダー側にも対応してもらうよう取り決めを行っておくと磐石です。

補足.結果の判定を行う

運用フェーズの補足として、運用後は結果の判定も行うことも重要になります。

結果判定を行うことで、ERPを再構築した目的が達成できているか確認できます。目標を達成できていない状況の場合は、理由を調査し調整が必要です。

正確な判定を行うためには、判定は新システム適用後すぐではなく、運用が安定した段階で測定し、判定を行うことがポイントになります。

また、業務改善のみでなく、改善によって再構築の本来の目的が達成されているかも最終確認が必要です。

ここからは、運用プロセスにおけるGRANDITでの実際のサポート事例を紹介します。

運用プロセスを実施前の企業担当者様の悩みとして、現場担当者の理解不足による、問い合わせでIT部門への負荷が大きくなってしまうのではないかということがありました。また、パッチ適用やバージョンアップなど法令対応などへの対応に関して不安がある意見も上がっていました。

上記のような悩みを解決するために、GRANDITでは以下のようなサポートを提供しました。

• 本稼働後も初回締めまで伴走して支援を行い、安定した運用ができるまでフォローを提供
• 法令対応やアップデートに関して、パッケージが提供する最新の機能追加で適用をサポート

現場の理解が上手く進まなかった場合でも、企業担当者様の負担を軽くできるようにサポートを提供しています。また、最新の機能を追加することで、実際に運用開始後でも管理の漏れに不安を覚える可能性が低くなります。

なお、上記のサポートによって、システム維持管理の自社要員なしで保守業務が行えるようになったと言う声もありました。自社ERPにかける業務を削減できることで、ERP構築以外の重要な他タスクに人員を割くことが可能です。

上記のようなお悩みをお持ちの企業担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。