基幹システムとは？種類やメリット、選定ポイント、トレンドなどを解説

はじめに、基幹システムの定義やERPなどとの違いについて解説します。

基幹システムの定義

基幹システムとは、販売や生産、会計、人事など、企業活動において重要な基幹業務を管理するためのシステムです。企業が事業活動を続けていくうえで停止できないシステムであることから、「ミッションクリティカルシステム」と捉えられることもあります。

ERPとの違い

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略であり、日本語では「企業資源計画」と呼ばれます。ERPは本来、ヒト・モノ・カネ・情報などの経営リソースを有効活用するための計画や考え方を指す用語ですが、経営リソースの有効活用のためには情報システム基盤が欠かせないことから、システム（統合基幹業務システム）を指す場合も多くなります。

基幹システムとERPの主な違いは、システムとしてのスコープや目的です。ERPは、企業全体最適の視点で、企業内のさまざまなデータの一元管理や経営判断の迅速化・合理化を目的としています。ERPのスコープは企業全体に及び、販売や生産、会計、人事などの各業務を統合的に管理します。

一方で基幹システムは、販売や生産、会計、人事など、それぞれの基幹業務の単位で業務の効率化や標準化を実現することを目的としています。また、基幹システムには、販売や生産など基幹業務を支えるソフトウェアだけでなく、ネットワークやインフラなど企業の情報技術基盤も含まれます。

情報系システムとの違い

情報系システムは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのシステムです。たとえば、メールシステムやチャットツール、グループウェア、スケジュール管理システム、Web会議システム、社内SNSなどが挙げられます。

情報系システムの利用によって、社内のコミュニケーションの活性化や社外とのスムーズな情報のやり取りなどが可能になります。
基幹システムと情報系システムは、システムが停止した際の業務影響の大きさに違いがあります。

基幹システムは企業活動の根幹となる業務を支えているため、システムが停止した場合の影響は大きくなります。一方で情報系システムは、システムが停止した場合でも業務影響は限定的です。コミュニケーション面で多少不便にはなるものの、企業活動自体が停止することはありません。たとえば社内のチャットツールがシステム障害で使えなくなったとしても、メールシステムなど他のシステムを使えばコミュニケーションを継続することが可能です。

業務システムとの違い

業務システムは、企業において業務を遂行するために使用するシステム全般を指します。そのため業務システムの定義は幅広く、企業や担当者によって解釈は異なります。一例として、業務システムは「基幹業務以外の業務で扱うシステム」と捉えることができます。つまり、基幹システムとの主な違いは対象業務となります。

この場合、具体的にはマーケティングツールやファイル管理システムなどが業務システムに該当するでしょう。ただし、前述のとおり業務システムの捉え方は企業や担当者によって異なります。たとえば業務システムと情報系システムを同義としているケースもあります。

そのため、業務システムについて会話する際は、事前に相手との認識合わせをしておくことが大切です。

続いて、基幹システムを導入するメリットとして、以下の点を解説します。

• 社内業務の効率化を図ることができる
• これまでバラバラだった業務の標準化につながる
• データを統合的に管理することで情報共有がスムーズになる
• 経営情報の可視化・意思決定の迅速化に役立つ

社内業務の効率化を図ることができる

たとえば原材料の仕入れや商品在庫などの日々のデータをシステムに入力した場合、システムがデータの自動集計をしてくれます。

また、システム上で計算することで計算ミスによる作業の手戻りなども防止できるため、業務を効率的に進めていくことができるでしょう。

これまでバラバラだった業務の標準化につながる

基幹システムを複数の担当者で使うことにより、業務の順序やデータの入力ルール、データの管理方法などを担当者間で統一することが可能です。

これまで担当者によってバラバラだった業務のルールを統一することができ、業務の属人化の解消や作業品質の底上げが期待できるでしょう。

データを統合的に管理することで情報共有がスムーズになる

基幹システムの導入により、販売や生産、会計などのデータをシステム内で管理できるようになることもメリットです。また、基幹システム同士を連携させることで、企業全体で販売や生産、会計などのデータを一元管理することができます。

それにより、同じデータを複数のシステムに入力する手間を削減できるとともに、データの紛失や破損、新旧データの混在などの事態を防止することが可能となります。常に最新のデータを関係者全員が参照できるようになるため、拠点や部署を跨いだ情報共有もスムーズに行えるようになるでしょう。

経営情報の可視化・意思決定の迅速化に役立つ

最新のデータを一元化すると、たとえば経営層が自社の販売状況や利益率などをタイムリーに把握したり、現場のマネージャー層や担当者が商品の在庫状況をリアルタイムに把握できたりするようになります。

情報の集計や共有、可視化にかかる時間が短縮されることで、経営状況の迅速な分析やスピーディーな意思決定を実現することが可能です。

基幹システムには前述のような導入メリットがある一方で、以下に挙げるようなデメリットも存在します。

• 導入コストの負担が生じる
• システム停止時の業務影響が甚大になりやすい
• 業務プロセスとの整合性の検証や現場教育に時間がかかる

導入コストの負担が生じる

基幹システムを導入する際には、システム自体の調達コストに加えて、業務の要件定義やシステムの選定、実装・テスト、導入作業などを行うためのコストもかかります。

基幹システムの導入後に十分な効果を実感できない場合、思うような費用対効果が得られない可能性があるでしょう。基幹システムを導入する際は、導入後の業務改善効果を考慮し、導入コストと照らし合わせて必要性を検証することが重要です。

システム停止時の業務影響が甚大になりやすい

基幹システムは企業の重要な基幹業務を支えるシステムであるため、システム停止時の業務影響が甚大になりやすいこともデメリットです。たとえばシステム障害によって販売管理システムが止まった場合、顧客から受けた商品注文の情報や購入時の決済情報などが消失するリスクが考えられます。

販売活動に大きく影響するとともに、顧客からのクレームや社会的な信用低下につながるおそれもあるでしょう。基幹システムは、システムのなかでも企業の根幹を担っているため、安定した稼働を続けることが大事なポイントです。

業務プロセスとの整合性の検証や現場教育に時間がかかる

基幹システムを導入する際は、現場の業務プロセスや仕事の進め方を変更するケースも少なくありません。導入にあたって現状の業務プロセスと基幹システムの機能の整合性を取る必要があり、FIT&GAP分析などに時間がかかることに注意が必要です。

また、これまでの業務プロセスやシステム運用とは異なることから、特に導入直後は現場に混乱が生じる可能性があります。導入後もスムーズに業務を継続していくためには、基幹システムの運用方法などを利用者にしっかりと教育することが必要です。現場教育のための時間がかかることを認識しておきましょう。

ここでは、基幹システムの主な種類について、7つ解説します。

生産管理システム

生産管理システムは、製品の製造や生産業務を管理するためのシステムです。たとえば、製品の生産計画や生産実績の管理、原価管理、製造現場の作業員の人員計画などができます。

販売管理システム

販売管理システムは、製品の販売に関する情報を管理するためのシステムです。たとえば、顧客からの注文情報（注文日時・注文数など）や代金の決済状況などを管理したり、見積書などの書類を作成したりできます。

購買管理システム

購買管理システムは、取引先から仕入れる原材料や部品などの購買情報を管理するためのシステムです。たとえば、原材料や部品の発注情報（発注日時・発注数など）の入力や管理、買掛金の管理などを行うことができます。

在庫管理システム

在庫管理システムは、在庫の品目や数量、入出荷、品質、棚卸し状況などを管理するためのシステムです。たとえば、商品在庫の検索や一覧表示、在庫棚卸し結果の入力、在庫数の調整などができます。

会計管理システム

会計管理システムは、企業の会計情報や財務情報を管理するためのシステムです。たとえば、財務諸表（損益計算書・貸借対照表など）の作成や債権管理など、財務・会計に関する管理を行うことができます。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の給与や賞与、および交通費などの経費を管理するためのシステムです。たとえば、給与などの計算にあたって必要となる従業員の勤務日数や勤務時間、通勤費、出張費などの管理や精算ができます。

労務管理システム

労務管理システムは、従業員の勤怠状況など、労務に関するデータを管理するためのシステムです。たとえば、従業員ひとりひとりの勤務日数や勤務時間、有給休暇の消化状況、勤務スケジュールなどを管理することができます。

基幹システムの導入形態には、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。ここでは、オンプレミス型とクラウド型のそれぞれの特徴について解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でサーバーなどのインフラ設備を用意し、基幹システムを構築・導入する方法です。自社の業務要件に合わせてシステムを柔軟に構築しやすく、セキュリティ環境も自社のポリシーに応じて担保しやすい点などがメリットです。

一方で、自社でインフラ設備を用意してシステム構築を行うため、導入コストが大きくなりがちなことがデメリットとなります。また、導入期間も長くなる傾向にあり、導入後も自社でシステム運用を行うための体制構築が求められます。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介したクラウドサービスとして基幹システムを導入する方法です。自社でサーバーなどのインフラ設備を用意する必要がないため、オンプレミス型よりも少ないコストでシステム導入を行うことができます。また、短期間での導入を実現しやすく、導入後も自社でシステムを運用する手間を軽減できることもメリットです。

その反面、オンプレミス型のような柔軟な機能のカスタマイズが行いにくい点はデメリットとなるでしょう。また、クラウド型でも近年セキュリティ強化が行われていますが、企業のセキュリティ方針によってはクラウド上にデータを保管することがルール上難しいケースも考えられます。

基幹システムを社内に導入する際は、以下の導入プロセスに沿って進めていくことになります。

1.基幹システムの導入目的を明確化する

まずシステムの導入目的を明確にすることが重要です。導入目的が不明確であると、機能不足や業務負担の増加、コスト超過などの問題を招くことになります。

業務の標準化や経営状況の可視化など、基幹システムの導入によって実現したい姿を明確にすることで、円滑に導入推進を行うことができます。加えて、導入目的は一部の推進メンバーだけに留めず、社内の関係者に幅広く周知・共有して理解を得ることも大切です。

2.導入体制を構築する

体制構築においては、意思決定権を持つ経営層も巻き込み、導入プロジェクトを円滑に進められるようにしておくことが重要です。

また、現場の業務をよく知る有識者にも参画してもらうことで、業務プロセスの検証をスムーズに行いやすくなります。体制構築に合わせて、導入プロジェクトのスケジュール計画や予算計画をまとめていくこともポイントです。

3.業務の要件定義やシステム化範囲を決定する

業務の要件定義を行う際は、まずは種類や規模を問わず業務を網羅的に洗い出し、現状の業務を可視化していくことが大切です。

そのうえで、基幹システムの導入によってシステム化を行いたい範囲を決定することで、システム化のスコープを明確に定めることができます。

4.提案依頼書（RFP）の作成およびベンダーへの依頼を行う

要件定義の内容を基に提案依頼書（RFP）を作成し、複数のシステムベンダーに対して提案や見積もりを依頼します。提案依頼書（RFP）には、導入目的や業務要件、システム化のスコープ、スケジュール、予算、契約条件などをまとめて記載するようにしましょう。

既存システムの導入時に特定のベンダーと関わりがあった場合でも、1社に限定せず複数のシステムベンダーに依頼して提案内容や見積もり金額を比較・検討することがポイントです。

5.システムを選定する

複数のシステムベンダーから提案や見積もりをもらった後は、以下のような観点で評価し、システムの選定を行っていきます。

• 自社の業務要件との適合性
• システムの機能性
• 導入費用・運用費用
• 導入スケジュール
• システムベンダーの規模や実績
• システムベンダーのサポート体制など

実際にシステムのデモ画面を操作するなどして、導入後の現場での運用を明確にイメージできるか確認しておくことが望ましいでしょう。

6.システムの実装やテストを行う

システムの選定後は、導入に向けてシステムの実装やテストを行っていきます。低コストかつ短期間に導入するために、ベストプラクティスである基幹システムの標準機能に業務プロセスを合わせる「Fit to Standard」の方式を採用するケースが多くなります。

ただし、自社特有の商習慣や業務プロセスがある場合は、FIT&GAP分析をしながら部分的なカスタマイズを行っていくことになるでしょう。事前に計画した予算やスケジュールも考慮しつつ、システムの実装やテストを進めることが重要です。

7.導入準備を進める

システムの実装やテストを実施した後は、導入準備として導入スケジュールやシステム運用マニュアルの作成などを行っていきます。導入の際は、全拠点・全部門に一気に導入するのではなく、試行導入と本格導入のように段階を分け、業務影響を局所化していくことが大切です。

また、業務現場の担当者はシステムの利用に慣れていないケースも少なくないため、できるだけ簡単な用語や図解などを用いたマニュアルを作ることがポイントです。

8.導入および導入後の運用・保守を行う

導入準備ができたら、計画に従って試行導入や本格導入を進めていきます。導入直後はシステムトラブルが生じやすいため、システムベンダーも含めて手厚い体制を整備していくことが重要です。

導入後は、システムの操作説明会などを実施し、現場の担当者などへの教育・トレーニングを行います。実際に使っていくなかで新たに出てくる要望や課題もあるため、記録を取りながら業務プロセスやシステムの改善につなげていきましょう。

基幹システムを選ぶ際は、以下のポイントを押さえることが大切です。

• 自社の業務に合った機能を備えているか
• 利用形態（オンプレミス型・クラウド型）は自社に適しているか
• システムの操作が分かりやすいか
• セキュリティ環境に問題がないか
• 安定稼働を続けるためのサポート体制が十分にあるか

自社の業務に合った機能を備えているか

基幹システムには、販売管理システムや生産管理システム、会計管理システムなどさまざまな種類があります。さらに、同じ販売管理システムでも製品によって機能が異なるため、自社の規模や利用人数、業務仕様などに見合ったものを選定することがポイントです。

利用形態（オンプレミス型・クラウド型）は自社に適しているか

自社の要件に応じて、オンプレミス型かクラウド型のどちらが適しているかを確認することも重要です。たとえば、なるべく導入コストをかけずに短期間で導入したい場合は、クラウド型が適しています。

一方で自社特有の商習慣や業務プロセスがあり、多くのコストやスケジュールを割いてでも柔軟に機能をカスタマイズしたい場合には、オンプレミス型が有効となるでしょう。

システムの操作が分かりやすいか

基幹システムは従業員が日々使っていくものであるため、使いやすさも大事なポイントです。システムの操作などが分かりにくい場合、従業員への教育・トレーニングが難航したり、従業員から不満の声があがったりするため注意が必要です。

事前にデモ画面などで確認しながら、スムーズに操作を行えるシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ環境に問題がないか

基幹システムには、製品の製造データや従業員の個人情報といった機密情報を保管することになるため、強固なセキュリティ環境が求められます。システムベンダーのセキュリティポリシーやセキュリティ監査の実施状況、セキュリティ対策（データ暗号化・アクセス制御など）が万全であるかを確認することがポイントです。

安定稼働を続けるためのサポート体制が十分にあるか

基幹システムが停止した場合、企業活動の継続に甚大な影響をもたらすことになるため、安定的に運用を続けられるかは重要な条件です。

たとえば、システムベンダーのテクニカルサポートやトラブルシューティングなどの対応能力、他社からの評判などを参考に、信頼できるシステムを選ぶようにしましょう。

ここでは、基幹システムのトレンドとして、以下の2点について解説します。

• システムのクラウド移行
• ポストモダンERP

システムのクラウド移行

新型コロナウイルスの流行に伴うテレワークの急速な普及やBCP対策への意識向上などを背景に、システムのクラウド移行が進んでいます。クラウド型製品のセキュリティレベルが向上してきていることもクラウド移行が進む要因のひとつです。

加えて、変化の激しいビジネス環境においては、すぐに最新の機能・サービスを適用できる柔軟性やITコストの抑制も重要です。このような理由から、クラウド型の基幹システムへの注目が高まっています。

ポストモダンERP

ポストモダンERPとは、ERPシステムそのものの機能は最小限に絞りつつ、外部のさまざまなクラウドサービスを活用しながら機能を追加していく考え方やシステム構成のことです。次世代型ERPのあり方を表す言葉として、近年注目を集めています。

ポストモダンERPの考え方を取り入れることで、社内のシステム運用の負荷・コストを軽減するとともに、他システムと効率的に連携しながら、ビジネス環境の変化に柔軟に対応できるようになるでしょう。

基幹システムとは、販売や生産、会計など、企業活動において重要な基幹業務を管理するためのシステムです。基幹システムの導入により、業務の効率化・標準化や意思決定の迅速化といったメリットが期待できます。

一方、基幹システムを導入する際は導入コスト・期間がかかる点などに注意が必要です。基幹システムを導入する場合、まずは導入目的を明確にし、導入体制の構築や導入計画の策定を行います。そしてシステムの選定や実装・テストを実施したうえで、導入および導入後のフォローを行っていくようにしましょう。

基幹システムを選ぶ際は、自社の業務との適合性や使いやすさ、セキュリティ環境、サポート体制などを中心に確認していくことがポイントです。